Workflow
Jak používat Workflow
Obsah
Přechody stavů
Nastavení Workflow je dostupné v bočním menu Další > Administrace > Workflow.
Vyberte zde roli a v jakém typu úkolu může daná role editaci Workflow provádět. Klikněte na zelené tlačítko "Upravit", tím se vám otevřou všechny možnosti stavů.
V levém sloupci je seznam všech stavů, které mohou u úkolu nastat. Vpravo se pak zobrazuje výběr "Nové povolené stavy" - s checkboxy k zaškrtnutí (povoleno) či odškrtnutí (nepovoleno), podle možných následujících stavů. Na obrázku níže je vidět, že pro vybraný typ Úkol může manažer projektu upravit stav pouze ze stavu "Nový" do stavu "Realizace", nikoliv na jiný status.
Práva sloupců
Práva sloupců určují konkrétním rolím obsah jednotlivých polí daného úkolu. Vyberte roli a typ úkolu, pro které se bude toto nastavení uplatňovat.
Práva můžete nastavit jak pro standardní pole, tak i pro vlastní uživatelská pole.
Jak je vidět na předchozím obrázku, u některých polí je hvězdička - u těchto polí je vždy globálně vyžadováno jejich nastavení, bez ohledu na roli. Pole bez hvězdičky je možné nastavit jako:
- Povinné
- Pouze pro čtení
- Prázdné (bez výběru)
Tipy a triky
Příklad první - Nastavení schvalovacího řetězce
Ukažme si na konkrétním příkladu, jak funguje schvalovací řetězec. Každá role (zástupce, manažer, technik a pod.) může editovat stav úkolu jen určitým způsobem tak, aby byl zajištěn hladký průběh celého procesu a nedocházelo k interním konfliktům. Například obchodní zástupce (který je v přímém kontaktu se zákazníkem) může změnit stav úkolu pouze na "Hotovo", jakmile je úkol splněn a zákazník je o tom informován, jiná oprávnění nemá. Zatímco pouze manažer může schválit nebo zamítnout konkrétní požadavky vznesené zákazníkem.
Zákazník má nový požadavek (zadáme úkol), obchodní zástupce mu odpoví, že požadavek předává ke schválení a stav úkolu změní na "Ke schválení". Manažer vidí seznam všech úkolů, čekajících na schválení (ve stavu "Ke schválení"). Jakmile se rozhodne pro schválení či zamítnutí, u vybraného úkolu změní stav na "Schváleno" či "Zamítnuto".
Technik má dostupný seznam schválených úkolů. Na úkolech pracuje průběžně a jakmile nějaký z nich dokončí, edituje jeho stav na "Ke kontrole a k fakturaci". V této chvíli se úkol opět zobrazí obchodnímu zástupci v jeho seznamu úkolů ke kontrole. Jakmile je vše u zákazníkova požadavku hotovo a v pořádku, obchodník označí úkol jako "Hotovo" a informuje zákazníka.
Příklad druhý - výběr "povinné": Jak přimět uživatele k zadání důležitých dat
Abyste získali konkrétní důležitá data, některá pole můžete nastavit jako povinná. Pokud tedy potřebujete například zjistit datum narození zákazníka (například pro případ ověřování plnoletosti), pak pole s datem narození nastavíte jako povinné, takže pro další úkony zákazník bude muset toto pole vždy vyplnit.
Příklad třetí - výběr "pouze pro čtení": Neautorizovaní uživatelé nemohou měnit důležitá data
Při nastavování nového úkolu buďte opatrní - u úkolu musí být povolen předmět a popis. Někteří z uživatelů mají dovoleny pouze vybrané úkony a neměli by tak mít možnost editovat nebo odstranit důležité informace (uvedené např. v popisu) - toho dosáhnete nastavením práva "pouze pro čtení".
Je-li pole s datem narození zákazníka povinné, mělo by u něj být nastaveno právo "pouze pro čtení", aby nedošlo ke ztrátě dat (omylem, přepsáním apod.). Právo editace či odstranění pole si může případně ponechat pouze manažer (nebo jiná vhodná osoba).
Příklad čtvrtý - Nepotřebné stavy pro vaši práci zakažte
Stav "Revize kódu" je důležitý pouze pro IT oddělení. Jiná oddělení ho nepotřebují, nevyužijí. IT specialisté ho mohou využívat, ale uživatelé v ostatních odděleních nikoliv.
Okrajové případy
- Je-li pole projektu nastaveno jen pro čtení, nebude možné úkoly v projektu přesouvat, protože v tom případě se jedná o změnu v projektu.
- Pokud přesuváte určitý typ úkolu do jiného projektu, kde není tento typ úkolů povolen, typ úkolu se automaticky změní na ten typ, který je první v seznamů povolených.
- Je-li v administraci nastavena volba "Uzavřením nadřízeného úkolu uzavřít také podřízené úkoly", nový status u nadřízeného úkolu bude nastaven stejně u všech podřízených úkolů, i když daný status není povolen v nastavení Workflow.